Le ricerche dei dati anagrafici di una persona devono essere fatte a partire da riferimenti geografici, di tempo e di relazione parentale (genitore, coniuge, figlio), procedendo a ritroso. I dati iniziali costituiscono la chiave di accesso per ricercare nei complessi delle fonti documentarie le informazioni utili a delineare i profili anagrafici.
Per il periodo antecedente al 1° settembre 1871 le funzioni di Ufficiale di stato civile erano espletate dai parroci, titolari delle scritturazioni e della conservazione dei registri dei battezzati, matrimoni, morti e stati d’anime in modo sistematico e ininterrotto dalla seconda metà del Cinquecento (a seguito delle disposizioni del Concilio di Trento).
Subito dopo l’Unità d’Italia, con il primo censimento nazionale (1861), la tenuta dello stato civile diventa un’esigenza: si rende necessario conoscere sesso, condizione sociale e livello di istruzione degli italiani per formare le liste elettorali, i consigli comunali, per assolvere all’obbligo della leva militare, per esigere le tasse; così un decreto del 1864 attribuisce ai Comuni il compito di registrare i movimenti demografici, senza tuttavia rivestire un carattere obbligatorio, per cui non tutti i Comuni vi ottemperano. Una seconda legge del 1871 rende invece l’anagrafe obbligatoria per tutti i Comuni, che da questa data in avanti sono preposti alla tenuta dei registri di nascite, di matrimonio, di pubblicazioni di matrimonio, di morte e talvolta di cittadinanza; costituiscono pertanto la fonte primaria per intraprendere ricerche anagrafiche e genealogiche.